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归档文件整理原则

2022-10-09 已有1584人浏览 来源:云简数字档案

《归档文件整理规则》把归档文件的整理原则概括为:

文书档案(图1)

一、遵循文件的形成规律

文书是机关工作活动的客观、自然的反映。各个机关的工作活动都是有规律的、按计划完成的。例如,要完成一项工作任务,事先要有一定的计划,必要时还应向上级领导部门请示,执行情况要上报下达,工作过程中要总结经验教训,工作结束后要汇报总结、统计整理等,各个步骤都会有相关的文书产生。机关工作活动的规律,直接决定了文件的形成规律。因此,整理文件时,应当遵循文件的形成规律,以反映出机关工作活动的真实历史面貌,反映出各项方针政策的贯彻执行情况和各项工作的发展情况,使整理后的档案成为系统的历史记录。

二、保持文件之间的有机联系

每个机关都有自己的工作职能,并在整个国家机构的组织体系中具有一定的地位。一个机关不是孤立地进行活动的,它同自己的领导机关、下属机关和许多有关机关,有上下左右、四面八方的联系。在一个机关内部的各个部门、各项工作、各个工作发展阶段之间,也是有联系的。这种活动和工作过程中的联系,决定了文件之间自然的、历史的联系,这种联系就是文件的有机联系,这种联系反过来又反映了机关活动和工作的联系。只要我们能把文件收集齐全,又遵循其自然形成的规律,保持它们之间的有机联系,正确分类整理,就能反映出机关工作活动的真实面貌,反映出机关的主要工作情况。

三、区分不同价值

机关活动中形成的文件很多,虽然都是对历史的记录,但它们的记录价值不同。有的是需要永久保管的,这最能反映机关基本职能活动;有的是较长一段时间内有查考利用价值的;有的则是短时间内有查考利用价值的。这就需要区分它们的不同价值,分开整理,以便今后对短期及长期文件到一定历史阶段、失去查考利用价值以后进行销毁。

四、便于保管和利用

文书整理的根本目的是便于保管和利用。失去这个目的,文书整理归档工作就变得毫无意义。所以,文书整理归档时除了要保持完整、系统外,还要考虑保管和利用的方便。例如,一次会议或者一项工程形成许多文件,整理时不能单纯从保持联系的角度去看,而要将永久、长期、短期的文件分开整理。

归档文件的装订

归档文件的整理单位是“件”,一般以每份文件一件。这里的“件”一般是指单份文件,即“自然件”,但关联性强的两份或多份文件,如来文与复文、一册报表等可以作为一件。具体说,归档文件和整理单位“件”包括以下几种情况:

文书档案(图2)

文书档案(图3)

文书档案(图4)

文书档案(图5)

归档文件目录各项目的具体填写要求如下:

(1)件号。填写室编件号。

(2)责任者。责任者指制发文件的组织或个人,即文件的发文机关和署名者。应使用全称或通用简称,不能使用“本部”“本局”“本公司”等含义不明的称呼。联合发文,一般应将所有责任者照实抄录,责任者过多时可适当省略,但立档单位是责任者的必须抄录。

(3)文号。文号应照实抄录,机关代字、年度、顺序号都不能省略。文号栏若一行填写不完,可以回行写两行。文号栏不得填写如“会议文件之一”等文件顺序号。

(4)题名。题名即文件标题。一般情况下,文件只有一个题名,填写时照实抄录。有的文件还有副题名或并列题名。正题名能够反映文件内容时,副题名一般不必抄录。并列提名若是以其他语言文字书写的题名,当需要时与正题名一并抄录。

(5)日期。日期是指文件的成文时间。填写日期的年、月、日时应以8位阿拉伯数字标注。例如,2016年9月7日应标注为20160907。填写时,为避免日期占用的列宽过长从而影响其他项目的填写,可以将日期填写成两行。

(6)页数。页数项应填写一件文件的总页数,以用于统计和核对。计算页数时,文件中有图文(跟文件内容相关的文字、图表等)的页面为一页,空白页不计。正本和定稿、来文与复文等作为一件时,应将构成该件的各文件的页数相加作为该件的页数。折叠的大张的文件或图表,按未折叠前图文的页面数计算页数。

(7)备注。备注用于注释文件需要说明的情况,包括密级、破损、修改、补充、移出、销毁等情况。前面提到的零散文件的排列和档案进馆前的再鉴定、整理的情况,即属于这里说得需要“补充”的情况。有的条目需要说明的情况较多,备注栏难以填写完时,可在备注栏标注星号“*”,然后将具体内容填入备考表中。对备注栏的填写应严加控制,以免时条目杂乱不堪。 


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