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关于档案的基本知识

2022-10-09 已有1629人浏览 来源:云简数字档案

档案是各机关单位及企业必不可少的原始凭证,随着时代的进步,数字化的普及让档案有了质的飞跃。


一、档案的概念

档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的,保存备查的文字、图表、音像及其他各种方式和载体的历史记录。概括的说档案就是原始的历史记录。

二、档案的特性

档案基本知识(图1)

(1)来源的广泛性。档案是社会活动中产生的,具有普遍性。这种普遍性决定了档案来源的广泛性以及档案来源的规律性。档案来源于一定的基本单位,形成于特定的历史活动中。复杂的社会实践,决定了档案来源的广泛性和档案内容的丰富性,以及一定来源与内容的档案材料之间的内在联系性。

(2)形成的条件性。文件转化为档案是有条件的,不是一切文件都需要或都可能成为档案。文件转化为档案一般需要具备三个条件:

其一,处理完毕的文件才能作为档案。正在承办中的文件不是档案,文件具有现行效用,档案一般是完成传达和记述现行使命而留备查考的历史文件。从这个意义上说,文件是档案的前身,档案是文件的归宿。但不能笼统地把档案看成是“完全丧失现行的法律和行政效用的文件”。

其二,对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考、利用价值的文件,才有必要作为档案保存。从这个意义上说,文件是档案的基础,档案是文件的精华。

其三,按照一定规律保存起来的文件才能成为档案。档案不是一份份孤立的文件,也不是一批批杂乱的文件堆积,而是具有内在联系的文件体系,它反映了各种活动和事件的原貌。所以未经整理的、杂乱无序的零散历史文件,虽然也属于档案,但并不是典型科学意义上的档案。那种东拼西凑、随意裁剪的做法,破坏了档案特点,损毁了档案的价值,甚至会使档案变成废物。因此,只有把文件按照一定的规律有条理地集中保管起来。它们才能转化为档案。从这个意义上说,文件是档案的因素,档案是文件的组合。归档和保存,既是文件向档案转化的程序和条件,又是文件转化为档案的一般标志和界限。

(3)记录方式的载体形式的多样性。档案有文字的、图像的和声音的;有手写、刀刻、印刷、晒制、摄影、录音、录像、磁盘、光盘等多种形式。档案的信息表达方式和载体的革新,标志着档案和档案工作发展的不同阶段,也反映着社会文明发展的水平。

(4)原始的记录性。档案是原始的历史记录,这是档案的主要特点和本质属性。档案不同于一般的图书、报刊等信息资料,它是特定的形成者在当时、当地直接使用的原始文件的转化物,不是事后编写或随意收集的材料,因而具有原始性。所以,档案注重原本、原稿,而且往往只有一份孤本,这也是档案更为宝贵的原因之一。档案并非为了形成档案而供人们去阅读,它最初是作为办事工具为处理当时某种事务而产生的,由于事过之后仍有用处,需要留待日后查考,所以人们才有意识、有目的地将其保存起来而成为档案。从这个意义上说,档案是人们在处理事务过程中有意识形成的副产品,它是人们在社会实践活动中自觉形成的产物。档案以兼备原始性和记录性二者于一体的特点,区别于其他资料。

三、档案的类别

档案的形式是多种多样的,因而也就形成了不同类别的档案。就全部档案而言,主要有文书档案,科技档案,专门档案等,其中文书档案始终占主要地位。

档案基本知识(图2)

(1)文书档案。它是各级机关、团体、企事业单位及个人在社会活动中为处理公务及私人事务而形成的档案,一般包括党政档案、人物档案及家庭档案等。

(2)科技档案。它是记述和反映基本建设以及生产技术和自然科学研究等活动、具有保存价值并且按照一定的归档制度作为真实历史记录集中起来的技术文书材料。科技档案主要有工程设计技术档案、基本建设技术档案、生产技术档案、设备技术档案、自然科学研究技术档案,以及其他专门性技术档案,如地质、水文、气象档案等。

(3)专门档案。它是各机关、单位在开展某种专门业务工作中形成的档案,主要有人事档案、会计档案、诉讼档案、声像电子档案等。

四、档案的作用

档案的作用是多方面、多层次的,它主要有以下三个方面的作用:

档案基本知识(图3)

(1)现实工作及各项社会活动的查考依据作用。档案的产生和形成就是为了留待日后查考、备忘,获取情报信息、参考材料,以便为工作提供依据和参考。同时,档案又是社会活动以及各项工作的经验成果,利用这些成果能为今后工作和各项活动的开展提供借鉴。

(2)历史凭据作用。档案是原始记录,是历史的真凭实据,可靠性较强,具有不容置疑的证据作用。这些凭据或用于历史评价,或用于现实问题的查考,都具有很强的依据性,通常还具有法律效用。

(3)科学研究的基础和条件作用。科学研究工作的开展,主要依靠人类的社会实践,但同时也必须继承前人科学研究的成果,吸取有益的经验。档案是记录前人研究成果和历史史实的最原始资料,真实可靠,任何研究工作几乎都离不开档案资料。

五、档案管理工作

(一)档案管理工作的含义与特点

档案管理工作,简单地说就是用科学的原则和方法管理档案,为党和国家的各项工作服务。就其本质来说,其具有以下几个特点:

                                            档案基本知识(图4)

(1)管理性。档案工作是一项具有管理性、科学性、专门性的工作,具有独立的专业体系,是国家科学文化事业管理的组成部分。

(2)服务性。档案管理工作是一项服务性工作,它通过提供档案文献资料来为各项工作服务。档案管理工作的目的是满足社会各方面对档案的需要。同时,服务性又是档案管理工作生存、发展的基础,离开服务性,档案管理工作者必须增强服务意识,主动提供档案信息服务。

(3)机要性。档案涉及国家的政治、经济和各种利益,有些档案在一定时间和范围内需要适当保密,以维护国家的安全和人民的利益。档案管理工作就失去了存在的意义。档案管理工作者必须增强服务意识,主动提供档案信息服务。

(二)档案管理工作的任务和内容

(1)档案管理工作的任务。档案管理工作的基本任务是:坚持集中统一管理档案的原则,建立国家档案工作制度;科学地管理档案,大力开发档案信息资源;逐步实现档案管理的现代化,使档案管理工作更好地为党的总任务、总目标服务,为建设社会主义物质文明和精神文明服务。

(2)档案管理工作的内容。档案管理工作的基本内容包括档案的收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、提供利用和登记统计八项工作,这些工作主要是在档案室和档案馆进行的。档案管理工作的八项内容可以从理论上划分为两个基本方面,即档案的实体管理和档案内容信息的开发利用。收集、整理、保管三项内容属实体管理范畴。检索、编研、提供利用三项内容属档案内容信息的开发利用范畴,是针对档案内容信息所进行的一系列管理工作。登记统计涉及及档案管理工作的所有方面,因此,同时兼有实体管理和内容信息开发利用的双重性质。鉴定,实质上是通过对内容信息价值的鉴别决定实体的存毁,具有双重性质,但基本上可将其作为实体管理工作看待,因为它所决定的毕竟是档案实体的存毁。

六、档案管理工作的基本原则和要求

(1)档案管理工作的基本原则。《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)的表述是:“档案管理工作实行统一领导、分级管理的原则,维护档案的完整与安全,便于社会各方面的利用”。

(2)档案管理工作的要求。档案管理工作的具体要求是完整、完全、有效。完整,即档案的收集要做到齐全、全整,没有疏漏。安全,主要是保证档案的物质安全和政治安全,防止自然和人为的损坏,不丢失、不泄密。有效,即能够有效地提供、利用,充分发挥档案的作用。

七、档案管理工作的组织机构

(一)档案管理工作的机构类型

(1)档案室。档案室是各机关、团体、企事业单位等统一保存和管理本机关档案的内部组织机构,是整个机关的组成部分,属于机关管理和研究咨询性质的专业机构。党政、军等机关单位的档案室,又是机关的机要部门之一,具体从事机要保密工作。就全国档案工作来说,档案室是国家档案工作组织体系中最普遍、最基层的业务机构,是先期保管具有长远价值的档案的过渡性机构。它为档案馆创造工作条件,尤其是档案馆的档案质量具有决定性影响。

档案室的基本任务是集中、统一地管理本机关的全部档案,为本机关各项工作和生产服务,并定期将具有长久保存价值的档案向档案馆移交。

我国档案室的数量大、分布广、类型复杂。档案室一般有五种类型:机关文书档案室,科技档案室,影片、照片、录音录像等特种档案室,人事档案室以及会计档案室。

(2)档案馆。档案馆属于党和国家的科学文化事业机构,是永久保管档案的基地,是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。

档案馆的基本任务是收集党和国家需要长久保管的档案有关资料,加以整理、编目、保管和研究并提供利用。

(3)档案事业管理机构。档案事业管理机构是指各级档案局、处等,是党和国家指导和管理档案工作的部门。在我国,党、政档案工作实行统一管理,因此,档案事业管理机构既是党的机构,又是国家的机构。

档案事业管理机构的基本任务是:在统一管理党、政档案工作的原则下,分级负责地掌管全国档案事务,对全国档案工作进行指导与监督。

八、档案管理工作的组织领导

档案管理工作是在党和国家的领导下,通过档案事业管理机构进行统一领导和管理的。中央为了管理全国的档案工作,设立了国家档案局。国家档案局是全国档案事业的最高领导机关,集中统一管理党和国家的档案工作,对全国档案工作进行指导、监督和检查。地方各级档案局(处、科)在地方党和政府的领导下统一掌管地方档案事务,对所属地区内的档案工作进行监督、指导和检查,在业务上受上级档案事业管理机关的指导。

九、档案收集工作

(一)档案收集工作的内容

档案收集工作的内容可以概括为两个方面,即档案的接收和档案的征集。其具体内容包括以下四个方面:一是机关档案室对本机关需要归档的档案的接收;二是机关档案室对那些未及时归档的档案的补充收集;三是档案馆对现行机关、撤销机关的具有长久保存价值的档案的集中的接收;四是档案馆对中华人民共和国成立以前的各个历史时期形成的档案的接收与征集。

(二)机要档案室的收集工作

归档制度包括归档范围、归档时间、归档的质量要求、归档手续等。

(1)归档范围。归档范围是指办理完毕的文件材料应当归档及不应当归档的范围,这主要取决于这些文件本身的保存价值。一般而言,凡是反映本机关工作、生产活动,具有查考利用价值的文件材料,均属归档范围。一个机关应该归档的文件材料包括以下四个部分:


档案基本知识(图5)

不属于归档范围的文件材料主要包括:

档案基本知识(图6)

十、档案保管工作

档案保管是指对已整理好并排架入库的档案进行的日常维护、保护性工作。它是档案管理的基本环节之一。

档案保管工作有两个基本任务:

档案基本知识(图7)

保管档案的物质条件

(一)档案库房

(1)档案库房必须专用,不能与办公室、阅览室合用。也不能存放其他物品。

(2)档案库房应尽量按照《档案馆建筑设计规范》(JGJ25-2010)的要求建造,坚固耐用,门窗封闭性良好,有防盗、防热、防潮、防光、防火、防尘等设施。

(3)档案库房位置适中,不能建在低洼处,应当远离水源、污染源和易燃易物品。

(4)档案库房地板负荷量够用,层高应略高于档案柜架,在2.5m~2.8m范围之内。

(二)档案装具

档案装具是指存放档案的档案柜。固定的双面敞开式的档案架,不如封闭的档案柜和档案箱。档案柜的材料,木质的不如金属的更有利防火。一体的五层档案柜不如五节档案柜容易搬运。一般机关适合使用金属的五节档案柜或一体的五层档案柜,以及声像档案柜和底图柜等装具。为了充分利用档案库房空间,可以使用密集型活动档案柜,又称密集架。密集架由多列档案柜组成,平时合为一体,下设轨道,打开灵活,可以大大节省库房空间,防火、防光、防尘,但对楼板的承重力要求较高(应在600kg/㎡)

(三)设备

用于档案保护的设备主要有:空调器、加湿器、除湿机、排风机、温湿度测量仪器、报警器(防火与防盗)、灭火器、消毒灭菌设备、档案进出库房的运送工具、电脑、扫描仪、复印机、以及通信、闭路电视监控设备等。

(四)包装材料

包装材料指卷皮、卷盒和包装纸等。卷皮分软卷皮和硬卷皮两种。软卷皮规格为297mm*210mm(供A4型文件纸用)或260mm*185mm(供16开文件纸用)。用软卷皮包装的案卷必须装入盒中存放。硬卷皮规格为300mm*220mm或280mm*210mm(长*宽),厚度分为20mm、30mm、40mm三种。案盒须有绳带等扣紧装置。卷皮、案盒和其他包装纸应采用无酸纸制作。

(五)消耗品

消耗品是指防霉防虫药品、吸湿剂、各种管理性表格及办公用品等消耗物品。

十一、档案的库房管理

(一)进出库制度和“八防”措施

1、库房一般只允许档案工作人员在工作时间内进入

2、档案工作人员在库房内不允许从事与管理工作无关的活动

3、非档案工作人员如因工作需要必须进库房,则必须有档案工作人员始终陪同。

4、离开库房时,必须关灯、断电、关好窗户、锁好房门。

(二)“八防措施

1、防火。要求在装具的选用、电器及其线路的安装方面消除一起隐患,还必须设置消防器材。

2、防盗。要求库房门窗坚固,尽量安装防盗报警装置,离开库房时严格检查并锁好房门。

3、防水。要求库房建在地势较高、有利于防洪的位置,库房门及附近不能有水源。

4、防潮。要求每天测量库房湿度,发现湿度过低时及时调整。

5、防霉。要求定期定期检查档案文件,放置防霉药品,发现有霉变迹象应及时通风。

6、防虫。要求入库时对档案进行灭菌消毒,在库房内定期检查,放置防虫药品,搞好库房卫生,破坏虫子的生存环境。

7、防尘。要求库房及其装具有良好的密封性,并搞好库房及装具卫生,保持清洁。

8、防光。要求库房尽量无窗;若有窗,也应尽可能小,安装磨砂玻璃或有色玻璃,并配置窗帘,照明灯具应为白炽灯。

机关档案门类宜按照文书(WS)、科技(KJ)、人事(RS)、会计(KU)、专业(ZY)、照片(ZP)、录音(LY)、录像(LX)、业务数据(SJ)、公务电子邮件(YJ)、网页信息(WY)、社交媒体(MT)、实物档案(SW)设置一级门类代码,按照科研(KJ·KY)、基建(KJ·JJ)、设备(KJ·SB)设置科技档案二级门类代码。专业档案按照相关规定设置二级门类代码。



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